OBJETO

O presente documento foi elaborado com o propósito de estabelecer o Procedimento de Gestão de Informações Recebidas, correspondentes ao Sistema Interno de Informação ou Canal de Denúncia desta entidade.

O presente Procedimento de Gestão respeita e cumpre em todos os casos com os requisitos mínimos estabelecidos pela Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção.

ALCANCE

Este procedimento é aplicável a todas as notificações recebidas através do Sistema Interno de Informação ou Canal de Denúncia desta entidade.

RESPONSABILIDADES

3.1 - Do órgão de administração/órgão de governo desta entidade/organismo

• Designar um responsável, doravante “responsável do Sistema”, para gerir e dar o devido seguimento às notificações recebidas através do Sistema Interno de Informação, bem como a sua destituição ou cessação.
• Tanto a nomeação como a cessação da pessoa física individualmente designada, assim como dos membros do órgão colegiado, deverão ser notificadas à Autoridade Independente de Proteção do Informante, A.A.I. , ou, se for o caso, às autoridades ou órgãos competentes das comunidades autónomas, no âmbito das suas respetivas competências, no prazo de dez dias úteis seguintes, especificando, no caso da sua cessação, as razões que a justificaram.
• Igualmente e de forma excepcional, designará um substituto do responsável do sistema em caso de ausência deste.
• Estabelecer as garantias para a proteção dos informantes no âmbito da própria entidade ou organismo.
• Contar com uma política ou estratégia que enuncie os princípios gerais em matéria de Sistemas Internos de Informação e defesa do informante e que seja devidamente publicitada no seio da entidade ou organismo.
• Aprovar o presente procedimento.
• Manter atualizado o presente procedimento.

3.2 - Do responsável pelo Sistema

• Desenvolver as suas funções de forma independente e autónoma em relação ao resto dos órgãos da entidade ou organismo. Não poderá receber instruções de nenhum tipo no seu exercício e deverá dispor de todos os meios pessoais e materiais necessários para levá-las a cabo.
• O responsável pelo Sistema responderá pela tramitação diligente das notificações recebidas através do Sistema Interno de Informação ou Canal de Denúncia.
• Respeitar e zelar pelo adequado cumprimento do presente procedimento.

DIREITOS E GARANTIAS DAS PARTES

Qualquer comunicação/denúncia que seja enviada através dos canais estabelecidos no presente procedimento gozará de total e absoluta confidencialidade.

Em todo o caso, esta entidade priorizará e respeitará o direito à presunção de inocência e à honra de qualquer uma das partes envolvidas numa comunicação/denúncia, zelando pela não violação dos direitos de qualquer implicado.

Ao longo do desenvolvimento da investigação de uma comunicação/denúncia será garantido o direito da pessoa afetada a ser informada das ações ou omissões que lhe são atribuídas. No entanto, o exercício deste direito será temporariamente limitado até ao momento adequado, a fim de garantir o bom término da investigação.

Será garantido o respeito pelas disposições sobre proteção de dados pessoais de acordo com o previsto no título V da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção.

Esta entidade informará os usuários do sistema de uma forma clara e acessível acerca dos canais externos de informação perante as autoridades competentes e, se for o caso, perante as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia.

Em particular, informa-se o denunciante que a denunciante pessoa física tem à sua disposição os seguintes Canais Externos de informação, e poderá fazer uso deles da mesma forma que faz uso do presente Canal Interno:

• Canal Externo de Informação da Autoridade Independente de Proteção do Informante, A.A.I. : “Em desenvolvimento”.
• Canal Externo de Informação da Comunidade Autónoma: “Incluir acesso ao Canal de Denúncias da Comunidade Autónoma em concreto”.
• Canal Externo de Denúncia Direito da UE: https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_es
• Informação proteção Direito UE: https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu_en

5.1 - Procedimento de envio de denúncias

O Canal de Denúncia permite duas formas de apresentação de denúncias por parte dos sujeitos que desejam realizá-las, denominados doravante utilizadores:

• Realização de denúncias mediante a identificação dos sujeitos que realizam as comunicações.
• Realização de denúncias anónimas.

Envio de denúncia mediante identificação do denunciante

Os utilizadores poderão realizar uma comunicação/denúncia acedendo através do link disponibilizado no site corporativo ou através da aplicação móvel Canal de Denúncia.

O acesso exigirá que os utilizadores utilizem credenciais de acesso “Utilizador” e “Palavra-passe”. Estas credenciais de acesso poderão ser fornecidas aos utilizadores de duas formas:

• Comunicadas pelo Responsável do Sistema aos Utilizadores de forma individual, no caso de este os ter registado previamente através do seu painel de acesso ao Canal de Denúncias.
• Credenciais recebidas pelo Utilizador no seu correio eletrónico uma vez que tenha registado a partir do painel de acesso web do Canal de Denúncias.

Envio de denúncia anónima

Uma vez que o Utilizador aceda ao link disponibilizado na página web da entidade, poderá realizar uma denúncia de forma anónima, clicando na opção “Denúncia anónima”.

A submissão da denúncia anónima requererá o preenchimento correto do campo SILBON ESPAÑA SLU e com as indicações que são dadas no Manual de Utilização do Canal de Denúncias para Utilizadores que a entidade disponibiliza.

5.2 - Receção da denúncia, confirmações de estado ao denunciante e intercâmbio de informações entre o denunciante e o responsável pelo Sistema

O responsável pelo Sistema poderá gerir e receber cada uma das denúncias que forem realizadas, acedendo a elas através da secção Denúncias dentro do Sistema web de gestão de denúncias, acessível por meio do link disponibilizado no site da entidade.

Para poder aceder a este painel, o responsável pelo sistema necessitará identificar-se com o seu Utilizador e Palavra-passe, fornecida pela entidade.

Dentro da sua área de trabalho de receção e gestão das denúncias, poderá distinguir entre as denúncias que se encontram em processo e aquelas que já foram revistas e geridas.

Dentro da secção “Em Processo”, o responsável pelo Sistema terá à sua disposição todas as denúncias recebidas para serem geridas, podendo diferenciar se se trata de denúncias de Utilizadores identificados com o seu nome e apelido, assim como aquelas que sejam anónimas, a data de receção ou registo de cada denúncia, os dias que leva aberta, assim como o estado em que se encontra a mesma.

Os diferentes estados que podem ter as denúncias em processo são:

• Recebida: a denúncia chegou, mas não foi dado qualquer trâmite.
• Em Curso: o procedimento de trabalho sobre a denúncia está em processo.

Uma vez recebida uma denúncia pelo Responsável do Sistema, será comunicado o respetivo aviso de receção ao denunciante o mais brevemente possível e, em todo o caso, no prazo máximo de 7 dias naturais contados a partir da receção, salvo em aqueles casos em que isso possa pôr em perigo a confidencialidade da comunicação.

Uma vez que o responsável do Sistema comunique o aviso de receção ao denunciante, este receberá uma notificação informando-o de que a mesma foi recebida através do email fornecido no seu perfil de utilizador dentro do sistema.

No caso de uma denúncia não anónima, o denunciante poderá ver o estado de tramitação em que se encontra a sua denúncia a partir da secção “Acesso Denúncia Anónima” e através do código de seguimento que é fornecido aos Utilizadores anónimos no momento de enviar as suas denúncias.

Os estados de trâmite em que se pode encontrar uma denúncia são:

• Recebida: a denúncia chegou, mas não foi dado qualquer trâmite.
• Em Curso: o procedimento de trabalho sobre a denúncia está em processo.
• Processada: a denúncia foi gerida com sucesso.

Qualquer alteração no estado das denúncias realizada pelo responsável do Sistema será notificada ao denunciante que se tenha identificado ao enviar as denúncias através do seu email. Tudo isto sempre que o Utilizador tenha permitido o aviso de alterações de acuses de estado via email.

Como foi adiantado, a comunicação da confirmação de recebimento ao denunciante pelo responsável do Sistema, assim como o restante das alterações de estado que o Responsável desejar realizar em relação a cada denúncia, será feita através da secção “Notificações”, dentro do painel de gestão de denúncias deste.

Poderão ser comunicados os seguintes estados de trâmite da denúncia ao denunciante:

• Notificar denúncia recebida.
• Notificar denúncia em trâmite.
• Notificar resolução da denúncia.

O sistema registará as notificações realizadas ao denunciante, deixando constância da data de envio, e informará o responsável do Sistema se foi recebida e lida pelo denunciante através do seu acesso ao sistema online.

Da mesma forma, o responsável pelo Sistema poderá modificar o conteúdo da mensagem enviada ao denunciante ao alterar o estado de trâmite de cada denúncia.

5.3 - Tratamento da Denúncia

O Responsável pelo Sistema, uma vez notificado o denunciante de que a denúncia se encontra em trâmite, iniciará a investigação e desenvolvimento da mesma.

O prazo máximo para dar resposta às ações de investigação não poderá ser superior a três meses a contar da recepção da comunicação ou, se não foi enviado um aviso de recepção ao informante, a três meses a partir do vencimento do prazo de sete dias após a comunicação, salvo em casos de especial complexidade que exijam uma prorrogação do prazo, caso em que este poderá ser estendido até um máximo de outros três meses adicionais.

Através do sistema terá à sua disposição a possibilidade de trabalhar a denúncia, assim como de emitir um relatório e remeter o mesmo aos órgãos de direção da entidade.

Durante a gestão da denúncia, prevê-se a possibilidade de manter a comunicação com o informante e, se considerado necessário, de solicitar à pessoa informante informação adicional. Esta opção poderá ser realizada tanto por meios externos como através dos meios habilitados no próprio Canal de Denúncia através do botão “Chat” disponível em cada uma das denúncias recebidas.

Em todo o caso, a informação contida na denúncia, ou a que puder ser obtida durante a sua investigação, será colocada ao conhecimento do Ministério Público com caráter imediato quando os factos puderem ser indiciariamente constitutivos de crime. No caso de os factos afetarem os interesses financeiros da União Europeia, será remetida à Procuradoria Europeia.

5.4 - Finalização da denúncia

Uma vez finalizado o estudo e investigação da denúncia, o Responsável pelo Sistema comunicará o aviso de estado ao denunciante através da opção “Notificar resolução da denúncia”.

Esta notificação de resolução da denúncia, em nenhum caso, informará o denunciante do resultado interno da investigação.

No momento em que a denúncia estiver finalizada, passará a ser listada na seção de Denúncias Revisadas dentro da seção Denúncias, encontrando-se a partir de então totalmente bloqueada e sem possibilidade de a modificar por qualquer tipo de via.

5.4 - Recepção de denúncias por outras vias

Quando a comunicação/denúncia for enviada por canais de denúncia que não sejam os estabelecidos ou for dirigida a membros do pessoal não responsáveis pelo seu tratamento, aos quais foi dada formação nesta matéria e advertidos da tipificação como infração muito grave do seu incumprimento, o receptor da comunicação deverá remetê-la imediatamente ao Responsável do Sistema.

Não obstante o anterior, este tipo de comunicações gozarão da mesma confidencialidade que se se tratasse de uma denúncia enviada pelos canais estabelecidos na entidade.

POLÍTICAS DE PRINCÍPIOS GERAIS EM MATÉRIA DO SISTEMA INTERNO DE INFORMAÇÃO E A DEFESA DO INFORMANTE

INTRODUÇÃO

A Política dos princípios gerais em matéria do Sistema interno de informação e defesa do informante, doravante, Política, visa a consolidação de uma base de fundamentos destinados a promover a correta utilização do Sistema Interno de Informação desta entidade, bem como a garantir uma defesa íntegra do informante.

ALCANCE

Esta política aplica-se de forma generalizada e integra à presente entidade.

Os princípios da proteção e defesa do informante incluídos na presente política aplicar-se-ão aos informantes conforme o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção.

PRINCÍPIOS DA POLÍTICA

A presente Política visa o cumprimento das obrigações contidas na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção.

Com base no conteúdo legal imposto na Lei anteriormente citada, esta entidade compromete-se firmemente a:

• Manter um mecanismo de controlo que sustente os processos internos para melhorar e manter a qualidade do Sistema Interno de Informação.
• Asegurar que serão atendidas todas e cada uma das comunicações realizadas através da via do Sistema Interno de Informação.
• Desenvolver e manter políticas e procedimentos transparentes para todos os dados chave tratados através do Sistema Interno de Informação.
• Implementar medidas e introduzir mecanismos adequados para velar pela segurança da informação transmitida através do Sistema Interno de Informação, assim como para reforçar e garantir a proteção e defesa do informante.
• Prestar aconselhamento, formação e apoio ao pessoal conforme necessário tanto no que diz respeito à utilização e promoção do uso do Sistema Interno de Informação como na defesa do informante.
• Garantir que as políticas de utilização e uso do Sistema Interno de Informação, assim como a promoção da defesa do informante, contarão com o compromisso e apoio a todos os níveis da entidade de forma que se possam coordenar e integrar com o resto das iniciativas estratégicas para conformar um quadro de trabalho completamente coerente e eficaz.
• Garantir a não divulgação dos dados incluídos nas comunicações realizadas através do Sistema Interno de Informação.
• Restringir o acesso aos dados incluídos nas comunicações realizadas através do Sistema Interno de Informação.
• Cumprir de forma estrita todas e cada uma das medidas incluídas na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção.

CONTROLO E CUMPRIMENTO DA POLÍTICA

Os órgãos de direção da entidade zelarão pelo correto e adequado cumprimento do conteúdo das presentes Políticas.