OBJET

Le présent document a été élaboré dans le but d'établir la Procédure de Gestion des Informations Reçues, correspondant au Système Interne d'Information ou Canal de Dénonciation de cette entité.

La présente Procédure de Gestion respecte et se conforme en tout cas aux exigences minimales établies par la Loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes qui informent sur des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

PORTÉE

Cette procédure s'applique à toutes les notifications reçues par le biais du Système Interne d'Information ou Canal de Dénonciation de cette entité.

RESPONSABILITÉS

3.1 - Du organe d'administration/organe de gouvernance de cette entité/organisme

• Désigner un responsable, ci-après dénommé "responsable du Système", pour gérer et donner le traitement approprié aux notifications reçues via le Système Interne d'Information, ainsi que son destitution ou cessation.
• Tant la nomination que la cessation de la personne physique désignée individuellement, ainsi que des membres de l'organe collégial, devront être notifiées à l'Autorité Indépendante de Protection du Lanceur d'Alerte, A.A.I. , ou, le cas échéant, aux autorités ou organes compétents des communautés autonomes, dans le cadre de leurs compétences respectives, dans un délai de dix jours ouvrables suivant, en précisant, dans le cas de sa cessation, les raisons qui l'ont justifiée.
• De même et de manière exceptionnelle, un remplaçant du responsable du système sera désigné en cas d'absence de celui-ci.
• Établir des garanties pour la protection des lanceurs d'alerte au sein de l'entité ou de l'organisme.
• Avoir une politique ou une stratégie qui énonce les principes généraux en matière de Systèmes Internes d'Information et de défense du lanceur d'alerte et qui soit dûment publicisée au sein de l'entité ou de l'organisme.
• Approuver la présente procédure.
• Maintenir à jour la présente procédure.

3.2 - Du responsable du Système

• Développer ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes de l'entité ou de l'organisme. Il ne pourra recevoir d'instructions de quelque nature que ce soit dans l'exercice de ses fonctions et devra disposer de tous les moyens personnels et matériels nécessaires pour les réaliser.
• Le responsable du Système sera responsable du traitement diligent des notifications reçues par le biais du Système Interne d'Information ou du Canal de Signalement.
• Respecter et veiller au bon respect de la présente procédure.

DROITS ET GARANTIES DES PARTIES

Toute communication/dénonciation qui sera envoyée par les voies établies dans la présente procédure bénéficiera d'une totale et absolue confidentialité.

Dans tous les cas, cette entité privilégiera et respectera le droit à la présomption d'innocence et à l'honneur de chacune des parties impliquées dans une communication/dénonciation, veillant à ne pas porter atteinte aux droits de quiconque impliqué.

Tout au long du développement de l'enquête d'une communication/dénonciation, le droit de la personne concernée à être informée des actions ou omissions qui lui sont attribuées sera garanti. Néanmoins, l'exercice de ce droit sera temporairement limité jusqu'au moment approprié afin de garantir le bon déroulement de l'enquête.

Le respect des dispositions relatives à la protection des données personnelles sera garanti conformément aux prévisions du titre V de la Loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

Cette entité informera les utilisateurs du système de manière claire et accessible sur les canaux externes d'information auprès des autorités compétentes et, le cas échéant, auprès des institutions, organes ou organismes de l'Union Européenne.

En particulier, il est informé au dénonciateur que la personne physique dénonciatrice a à sa disposition les suivants Canaux Externes d'information, et pourra les utiliser de la même manière qu'elle utilise le présent Canal Interne :

• Canal Externe d'Information de l'Autorité Indépendante de Protection du Lanceur d'Alerte, A.A.I. : “En développement”.
• Canal Externe d'Information de la Communauté Autonome : “Inclure l'accès au Canal de Dénonciations de la Communauté Autonome en particulier”.
• Canal Externe de Dénonciation Droit de l'UE : https://commission.europa.eu/about-european-commission/contact/problems-and-complaints/complaints-about-breaches-eu-law-member-states/how-make-complaint-eu-level_es
• Information protection Droit UE : https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu_en

5.1 - Procédure d'envoi de dénonciations

Le Canal de Dénonciation permet deux formes de présentation de dénonciations par les sujets qui souhaitent les réaliser, appelés ci-après utilisateurs :

• Réalisation de dénonciations par l'identification des sujets qui effectuent les communications.
• Réalisation de dénonciations anonymes.

Envoi de dénonciation par identification du dénonciateur

Les utilisateurs pourront réaliser une communication/dénonciation en accédant via le lien prévu sur le site web corporatif ou via l'application mobile Canal de Dénonciation.

L'accès nécessitera que les utilisateurs utilisent des identifiants d'accès "Utilisateur" et "Mot de passe". Ces identifiants d'accès pourront être fournis aux utilisateurs de deux manières :

• Communiqués par le Responsable du Système aux Utilisateurs de manière individuelle, dans le cas où celui-ci les aurait préalablement enregistrés via son panneau d'accès au Canal de Signalement.
• Identifiants reçus par l'Utilisateur dans son e-mail une fois qu'il se sera enregistré depuis le panneau d'accès web du Canal de Signalement.

Envoi de signalement anonyme

Une fois que l'Utilisateur accède au lien disponible sur le site web de l'entité, il pourra effectuer un signalement de manière anonyme, en cliquant sur l'option "Signalement anonyme".

L'envoi de la dénonciation anonyme nécessitera de remplir correctement le champ SILBON ESPAÑA SLU et de suivre les indications fournies dans le Manuel d'Utilisation du Canal de Dénonciation pour les Utilisateurs mis à disposition par l'entité.

5.2 - Réception de la dénonciation, accusés de réception à la personne dénonçante et échange d'informations entre la personne dénonçante et le responsable du Système

Le responsable du Système pourra gérer et recevoir chacune des dénonciations effectuées en y accédant via la section Dénonciations dans le Système web de gestion des dénonciations, accessible par le biais du lien fourni sur le site de l'entité.

Pour pouvoir accéder à ce panneau, le responsable du système devra s'identifier avec son Identifiant et Mot de passe, fournis par l'entité.

Dans votre domaine de travail de réception et de gestion des plaintes, vous pourrez distinguer entre les plaintes en cours et celles qui ont déjà été examinées et gérées.

Dans la section "En Cours", le responsable du Système aura à sa disposition toutes les plaintes reçues à gérer, pouvant différencier s'il s'agit de plaintes d'Utilisateurs identifiés par leur nom et prénom, ainsi que celles qui sont anonymes, la date de réception ou d'enregistrement de chaque plainte, le nombre de jours qu'elle est ouverte, ainsi que l'état dans lequel elle se trouve.

Les différents états que peuvent avoir les plaintes en cours sont :

• Reçue :la plainte est arrivée, mais aucun traitement n'a été effectué.
• En Cours :la procédure de travail sur la plainte est en cours.

Une fois qu'une plainte a été reçue par le Responsable du Système, un accusé de réception sera communiqué au plaignant dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximum de 7 jours naturels à compter de la réception, sauf dans les cas où cela pourrait compromettre la confidentialité de la communication.

Une fois que le responsable du Système aura communiqué l'accusé de réception au plaignant, celui-ci recevra un avis l'informant que celle-ci a été reçue par l'email fourni dans son profil utilisateur au sein du système.

Dans le cas d'une plainte non anonyme, le plaignant pourra voir l'état de traitement de sa plainte depuis la section "Accès Plainte Anonyme" et par le biais du code de suivi qui est fourni aux Utilisateurs anonymes au moment de l'envoi de leurs plaintes.

Les états de traitement dans lesquels une plainte peut se trouver sont :

• Reçue : la plainte est arrivée, mais aucun traitement n'a été effectué.
• En cours : la procédure de travail sur la plainte est en cours.
• Traité : la plainte a été traitée avec succès.

Tout changement dans l'état des plaintes effectué par le responsable du Système sera notifié au plaignant qui a été identifié lors de l'envoi des plaintes par email. Cela tant que l'Utilisateur a autorisé l'avis de changements d'accusés de réception d'état par email.

Comme il a été avancé, la communication de l'accusé de réception au plaignant par le responsable du Système, ainsi que le reste des changements d'état que le Responsable souhaite effectuer concernant chaque plainte, se fera via la section “Notifications”, dans le panneau de gestion des plaintes de ce dernier.

Les états de traitement suivants de la plainte pourront être communiqués au plaignant :

• Notifier plainte reçue.
• Notifier plainte en cours.
• Notifier résolution de la plainte.

Le système enregistrera les notifications effectuées au plaignant en laissant une trace de la date d'envoi, et informera le responsable du Système si elle a été reçue et lue par le plaignant via son accès au système en ligne.

De même, le responsable du Système pourra modifier le contenu du message envoyé au plaignant lors du changement de l'état de traitement de chaque plainte.

5.3 - Traitement de la Plainte

Le Responsable du Système, une fois qu'il a notifié au plaignant que la plainte est en cours de traitement, commencera l'enquête et le développement de celle-ci.

Le délai maximum pour répondre aux actions d'enquête ne pourra pas dépasser trois mois à compter de la réception de la communication ou, si un accusé de réception n'a pas été envoyé à l'informateur, trois mois à partir de l'expiration du délai de sept jours après la communication, sauf dans les cas de complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas celui-ci pourra être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.

Grâce au système, vous aurez la possibilité de traiter la dénonciation, ainsi que d'émettre un rapport et de l'envoyer aux organes de direction de l'entité.

Lors de la gestion de la dénonciation, il est prévu la possibilité de maintenir la communication avec l'informateur et, si nécessaire, de demander à la personne informatrice des informations supplémentaires. Cette option pourra être réalisée tant par des moyens externes que par les moyens habilités dans le propre Canal de Dénonciation via le bouton “Chat” disponible dans chacune des dénonciations reçues.

Dans tous les cas, les informations contenues dans la dénonciation, ou celles qui pourraient être obtenues lors de son enquête, seront portées à la connaissance du Ministère Public immédiatement lorsque les faits pourraient constituer des indices de délit. Dans le cas où les faits affectent les intérêts financiers de l'Union Européenne, ils seront transmis au Parquet Européen.

5.4 - Finalisation de la dénonciation

Une fois l'étude et l'enquête de la dénonciation terminées, le Responsable du Système communiquera l'accusé de réception de l'état au dénonciateur via l'option “Notifier la résolution de la dénonciation”.

Cette notification de résolution de la dénonciation n'informera en aucun cas le dénonciateur du résultat interne de l'enquête.

Au moment où la dénonciation sera finalisée, elle sera listée dans la section Dénonciations Révisées au sein de la section Dénonciations, étant alors totalement bloquée et sans possibilité de modification par aucun moyen.

5.4 - Réception des dénonciations par d'autres voies

Lorsque la communication/dénonciation est envoyée par des canaux de dénonciation qui ne sont pas ceux établis ou est adressée à des membres du personnel non responsables de son traitement, qui ont été formés à ce sujet et avertis de la qualification en tant qu'infraction très grave de son non-respect, le récepteur de la communication devra la transmettre immédiatement au Responsable du Système.

Cependant, ce type de communications bénéficiera de la même confidentialité que s'il s'agissait d'une dénonciation envoyée par les voies établies dans l'entité.

POLITIQUES DE PRINCIPES GENERAUX EN MATIERE DU SYSTEME INTERNE D'INFORMATION ET DE LA DEFENSE DE L'INFORMATEUR

INTRODUCTION

La Politique des principes généraux en matière du Système interne d'information et de défense de l'informateur, ci-après dénommée Politique, vise à établir une base de fondements destinés à promouvoir l'utilisation correcte du Système Interne d'Information de cette entité, ainsi qu'à garantir une défense intégrale de l'informateur.

PORTÉE

Cette politique s'applique de manière généralisée et intégrée à la présente entité.

Les principes de protection et de défense de l'informateur inclus dans la présente politique s'appliqueront aux informateurs conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes qui informent sur des infractions normatives et la lutte contre la corruption.

PRINCIPES DE LA POLITIQUE

La présente Politique vise à respecter les obligations contenues dans la Loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

Sur la base du contenu légal imposé par la Loi susmentionnée, cette entité s'engage fermement à :

• Maintenir un mécanisme de contrôle qui soutienne les processus internes pour améliorer et maintenir la qualité du Système Interne d'Information.
• Assurer que toutes les communications effectuées par le biais du Système Interne d'Information seront prises en compte.
• Développer et maintenir des politiques et des procédures transparentes pour toutes les données clés traitées par le biais du Système Interne d'Information.
• Mettre en œuvre des mesures et introduire des mécanismes appropriés pour veiller à la sécurité des informations transmises par le Système Interne d'Information, ainsi que pour renforcer et garantir la protection et la défense de l'informateur.
• Fournir des conseils, une formation et un soutien au personnel selon les besoins, tant en ce qui concerne l'utilisation et la promotion de l'utilisation du Système Interne d'Information que la défense de l'informateur.
• Garantir que les politiques d'utilisation et d'usage du Système Interne d'Information, ainsi que la promotion de la défense de l'informateur, bénéficieront de l'engagement et du soutien à tous les niveaux de l'entité afin de pouvoir être coordonnées et intégrées avec le reste des initiatives stratégiques pour constituer un cadre de travail complètement cohérent et efficace.
• Garantir la non-divulgation des données incluses dans les communications effectuées par le Système Interne d'Information.
• Restreindre l'accès aux données incluses dans les communications effectuées via le Système Interne d'Information.
• Respecter strictement chacune des mesures incluses dans la Loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

CONTRÔLE ET RESPECT DE LA POLITIQUE

Les organes de direction de l'entité veilleront à la bonne et adéquate application du contenu des présentes Politiques.